Descripción

La Secretaría del Concejo tiene a su cargo la ejecución y coordinación de servicios técnicos especializados en la gestión sustantiva municipal. Estas funciones requieren formación técnica y capacitación especializada para la correcta aplicación e interpretación de los procedimientos y reglamentos municipales. Entre sus responsabilidades se encuentran la programación, organización, coordinación y ejecución de las gestiones técnicas necesarias para el adecuado funcionamiento del Concejo.

Funciones

• Asistir, grabar las sesiones, transcribe y elabora las actas respectivas, notifica acuerdos, confecciona y custodia los expedientes que se originan, así como localizar información, a partir de la consulta de diferentes fuentes de información y la utilización de equipo de oficina, con el fin de brindar la asistencia administrativa requerida por el Concejo Municipal.

• Velar por el conocimiento de las deliberaciones y acuerdos en firme del Concejo, mediante la lectura de las actas y verificación de su aprobación, con el fin de garantizar una oportuna gestión de asistencia administrativa.

• Redactar y transcribir diferentes documentos, a partir de la lectura y análisis de asuntos que se someten a consideración del Concejo.

• Realizar las labores de secretariado que demanda el Concejo Municipal y las diferentes Comisiones del mismo.

• Atiende consultas del presidente del concejo y demás concejales, tanto en sesiones como fuera de esta.

• Coordinar en conjunto con la Asesoría Legal del Concejo, la redacción de los acuerdos tomados, para un mejor proceder.

• Realizar trabajos digitalizados de gran variedad, dificultad y confidencialidad que ingresa a la dependencia.

• Organizar y controlar los sistemas de archivo de correspondencia y velar por su actualización y mantenimiento.

• Preparar documentos variados, localizar datos e información, correspondencia y expedientes diversos y el remite al superior para su consideración.

• Determinar las necesidades de materiales, útiles de trabajo y controlar su normal abastecimiento y consumo.

• Velar por el correcto ingreso y procedimiento de la documentación que llega a la oficina de la secretaria del concejo.

• Dar seguimiento a gestiones asignadas a efecto de garantizar oportunamente su trámite.

• Atender al público del concejo, resuelve sus consultas o los pone en contacto con las oficinas y funcionarios correspondientes.

• Preparar documentos, expedientes, datos e informes que se requieren en las sesiones de trabajo de las diferentes comisiones.

• Dar seguimiento a proyectos que son enviados a la Municipalidad de Puntarenas, mantener control de tiempos, recursos técnicos y humanos, presupuesto y cumplimiento de cronogramas, en coordinación con los Concejos de Distrito.

• Certificar acuerdos, documentos, expedientes, entre otros, esto de acuerdo a las Leyes y reglamentos que lo exigen.

• Ejerce la fe pública para transcribir, comunicar o notificar, los acuerdos del Concejo Municipal, conforme a la Ley.

• Velar por la correcta tramitación, en el orden administrativo de todos los asuntos que se presentan a consideración del Concejo Municipal.

• Mantener un Control de Acuerdos, ya sea en forma digital o mediante la modalidad de sistema, en conjunto con la Presidencia del Concejo, para verificar el estado del mismo, informando mensualmente al Concejo sobre el estado actual de acuerdos.

• Gestionar la entrega de las Actas para su publicación en la página WEB.

• Administrar la sala de Sesiones.

• Asistir en la confección y tramite de adelantos de caja chica y liquidaciones de gastos de viajes, para los concejales de distrito.

• Custodiar y mantener en buenas condiciones el equipo a su cargo.

• Asistir a la Comisión Municipal de Emergencias.

• Preparar y presentar informes o reportes acerca de las actividades realizadas en la secretaria del concejo.

• Cumplir con las normas y disposiciones en materia de Salud Ocupacional, Control Interno y Seguridad Laboral, que emane la Administración Municipal.

• Ejecutar otras labores propias el cargo.

• Brindar apoyo en diversas actividades de interés Municipal.

• Clasificar y ordenar la documentación producida o recibida por su departamento de acuerdo al cuadro de clasificación asignado por el archivo central.

• Cumplir con las normas y disposiciones en materia de salud y seguridad laboral.

• Brindar colaboración ante eventuales emergencias ocasionadas por desastres naturales, en función del puesto que desempeña.

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